L’accompagnement du montage d’un projet de service
Nous vous proposons un accompagnement adapté à vos besoins et orientations.
Un projet de service permet d’intégrer de façon participative le développement d’une organisation dans le respect de la stratégie globale et de la culture de l’organisation.
Le projet obéit à des conditions de montage à savoir :
- L’adhésion : tous les salariés ne sont pas seulement « concernés » ou « interdépendants » mais ils sont avant tout « impliqués » et « interagissant ». La mobilisation implique l’information adaptée et la compréhension des mécanismes de changement éventuel que peut entraîner le projet de service. Le projet peut aboutir à des orientations qui peuvent « gêner » plus ou moins certains collaborateurs, donc le premier obstacle à combattre est l’isolement potentiel de l’équipe en charge du projet afin d’obtenir un maximum d’adhésion de l’intérieur. Une communication tant individuelle (des cadres responsables notamment) que collective doit être adaptée et intégrée dans le processus de mise en place du projet.
- Favoriser une influence mutuelle entre les personnes : le projet est amené à développer des nouveaux objectifs et une meilleure implication passe par un appui dans un premier temps sur les salariés qui accueillent plutôt favorablement le changement. La composition des groupes de travail doit veiller au respect d’une grande transversalité.
La mise en place nécessite une analyse du contexte global.
Il convient d’analyser le contexte global de l’intervention et du montage du projet (évolution sectorielle constatée et prévisible, incidence des évolutions réglementaire, technologique, politique, humain, culturel, économique) et définir les faits significatifs du projet : les objectifs envisagés par le staff associés ; les grands enjeux, les acteurs concernés…
L’approche repose sur une réalisation d’une cartographie des acteurs et leurs modalités de fonctionnement : repérer les signes avant-coureurs, identifier la nature des conflits et leurs sources potentielles. Il convient d’analyser avec la hiérarchie dans un premier temps les zones d’efficacité mais aussi les points posant ou ayant posé problèmes, notamment en terme d’acteurs – en particulier les formes de résistances éventuelles constatées et leur « localisation » qui peut se situer dès la « pré-intention » (refus de faciliter le projet par manque d’information, manque de confiance en soi, échecs antérieurs, peur des conséquences, choix d’autres priorités, jeux de pouvoir personnel…), la préparation (manque d’accompagnement, d’informations), l’action (problèmes de moyens, de temps, de méthode, de procédure, d’énergie disponible, autres priorités apparues etc.), les « rechutes » éventuelles (démotivation ou découragement insuffisamment accompagnés), et analyse positive bien entendu aussi des cas de satisfaction pleine des acteurs par rapport au projet sans stress ni anxiété.
La communication : adapter la communication au contexte, à la situation, aux enjeux, à l’individu ou au collectif, aux objectifs ou aux moyens et actions envisagées etc.
Analyse participative des axes du projet selon les principes notamment de l’analyse systémique et stratégique qui présente l’avantage d’aborder le projet non seulement par l’angle des objectifs à poursuivre et ambitions mais aussi les actions concrètes, les ressources nécessaires, les salariés impliqués et le système de pilotage indispensable…
Mesurer l’acceptabilité du projet (individuelle et ou collective) et adapter les outils en conséquence (schéma directeur du projet, représentation des processus, méthodes de résolution de problèmes etc.).
Processus de suivi mis en place
Mise en place d’un système de pilotage et de reconnaissance : aux objectifs cibles il convient d’associer clairement et collégialement les activités liées, les moyens nécessaires, les personnes concernées, la formalisation des processus de validation et de pilotage.
Le projet entraîne des engagements à prendre dans le temps, cela ne doit pas se réduire à un énoncé de grands principes idéalisés… Il faut intégrer et évaluer « ex ante » (anticiper les conditions de faisabilité avant même l’action) le « risque humain » d’échec d’un ou plusieurs axes du projet lié à des « jeux contradictoires » souvent internes au système (blocages de certains salariés « ex post »). Il convient de bien formaliser, planifier et responsabiliser l’ensemble des tâches incluses dans le projet de service généré par la démarche. Il s’ensuit une nécessité d’intégrer un second volet d’accompagnement afin de suivre et dynamiser l’exécution des tâches et engagements pris. La mise en œuvre du projet nécessite suivi, rigueur afin de s’assurer du respect des engagements auprès de la hiérarchie, des collaborateurs et des autres services concernés. Accompagnement ex post : les étapes de feed back objectifs-réalisation, sources et nature des conflits détectés éventuellement, gérer au besoin le stress et risques psycho sociaux, résoudre les problèmes et adapter le processus au besoin… Anticiper les moyens d’assurer le succès du projet : la proximité et le partage d’une même vision, le système de « reconnaissance » et ou d’incitations, les formations éventuelles, les outils et étapes de feed-back, l’information large et pas seulement sur les objectifs, les personnes en soutien, le rôle de la hiérarchie, l’implication, ne pas sous-estimer l’importance des enjeux et risques individuels.
En résumé, nous pouvons souligner deux grands aspects :
- Maîtriser des outils et le process
- Maîtriser le management, les relations avec les acteurs – collaborateurs
…et les étapes d’accompagnement :
- Déterminer la spécificité du projet : détermination et spécificité du projet (public cible, le marché et la concurrence, analyse systémique et acteurs, facteurs contextuels et environnementaux)
- Savoir analyser et piloter le projet
- Diagnostic de situation et Approche de la complexité
- liste des tâches Définir l’enchaînement logique des tâches et détermination des chemins critiques à prioriser – intégrer les contraintes et tâches externes
- Le facteur Coût
- Mise en adéquation des moyens notamment humains de management de projet avec les objectifs attendus : lister les ressources de toutes natures, les affecter, déterminer les contraintes
- Faire adhérer les équipes d’étude de projet à la réussite collective : Management, stratégie d’acteurs, coaching débriefing
- Planifier et assurer le suivi de la mise en œuvre du projet : Employer une démarche logique (comment choisir et appliquer des indicateurs de suivi de manière pertinente ?)
- Préparation à la soutenance du projet
- Argumentaire, mise en exergue des valeurs ajoutées apportée en cohérence avec les attentes de la cible et des parties prenantes
- Prise en compte des opinions internes et externes et des prescripteurs, coaching
- Débriefing ou comment emporter l’adhésion, la conviction par les techniques de communication appropriées :
- Savoir faire passer le projet
- Gagner en confiance pour créer une dynamique autour de soi
- SAVOIR EMPORTER L’ADHESION DE SES INTERLOCUTEURS
